ペーパーレス

以前から話題にしておりますが、単身生活が長いと帰宅して話す相手はテレビと植物くらいで、真面目な話少々不気味かと思われるかもしれませんが、リアルに植物に話かけたりします。ジェンダーレスの話題で触れておきながら、あえてこの話をするのも非常に無粋かと思いましたが、自分でも少々女子力高めかと思っています。冗談抜きで植物も動物と一緒で生物だと思っているので我が家の観葉植物は大切な友達です。(自分で書いて怖い)

 

最近の経済や文化でよく、ペーパーレスという言葉を耳にします。

 

多くの企業や人は、文書を読んだり保管したり、メモを取ったりするときに紙を使うことが多いです。また広告媒体でも新聞やフリーペーパー、電車の広告に至るまで紙で認知することが多かったイメージがあります。ただ、紙で文書を保管すると、嵩張ったり、紛失したり、劣化したりなど不便な点も否めません。最近の特に企業では、文書の保存や作成を紙を使わないでペーパレス化する傾向が強くなってきています。2016年に施行された税制改正により「電子帳簿保存法」の要件が大幅に緩和され、ペーパーレス化も進めやすくなっています。

 

特に保険業界では約款やパンフレット、設計書、申込書に至るまで、各社異なるフォーマットや形態で大量の紙を使っています。最近の話では、改元対応ですべてのパンフレットや約款、チラシに至るまで改善しているため、紙不足で悩んでるなんて話も・・また、最近の保険業界のニュースではいわゆる損金性商品の売り止めにより、新商品を開発していた保険会社や、これからの販促も含め大量に紙を発注していたところがまさに紙だけに“灰燼に帰したり”と大変な状況になっているという話も聞きました。

 

ここでは当社がデジタル化の一環として推進しているペーパレス化するメリットをお話します。

 

❶情報をすぐに見つけることができる

 

紙で過去のデータを机の中などに保存していたり、名刺をそのまま重ねて保管していたりすると、いざ必要な情報を探そうとしても、非常に不便であったり時間がかかります。情報をデジタル化することで、検索機能などを活用してすぐに必要なデータを取り出すことができます。また違う媒体から探す場合でも、必要な情報の部分だけ切り出して収集することができます。

 

❷コストダウンにつながる

 

先ほどの保険会社の例ではありませんが、小冊子などの文書資料を作成する場合、大量の紙の発注が必要になります。情報を電子化した場合、紙が不要になるため、オフィスのレーザープリンタの場合、A4のモノクロだと1枚2〜4円、カラーだと1枚7〜15円程度のコストがかかります。数枚なら問題ありませんが、数百人の社員が1日に何十枚も印刷するとしたら、そのコストはざっくりと計算しても1ヶ月50万円(1枚5円として1日10枚、500人の企業の場合)ほど、年間で600万円にもなります。ペーパーレス化を実現したら、こうした印刷にかかるコストを一気に削減できます。

 

❸情報漏洩のリスクを減らせる

 

紙で重要機密情報を保管している場合、その紙をなくすというリスクを軽減できます。

またペーパレス化した場合、保存先が一元管理でき、紛失したという履歴も残せるため企業のセキュリティ環境が整っていれば情報漏洩のリスクを軽減することができます。

 

❹地球環境にやさしい

 

2016年の世界の紙・板紙生産量は、4.1億トンと前年比1.0%増加しています。経済発展を背景に各品種で高成長を示しているアジアの存在感が増してきています。その一方でこれまで世界の紙パルプ産業を牽引してきた北米・欧州・日本のシェアが低下してきているという傾向もありますが、日本は世界第3位の紙消費量となっています。紙製品は基本的に木材からできているため、ペーパレス化は木材の伐採量を減らすことができます。

 

❺将来的に紙幣がなくなるかも

 

前述のとおり、キャッシュレス化が推進されています。また世界共通通貨となり、完全にキャッシュレス化したら紙幣が不要になりますので、紙の消費量も減少します。

 

最近の経済のキーワードで、“サスティナビリティ”という言葉をよく聞きます。サステナビリティとは、英語の“sustainability”の日本語表記で「持続可能な」、つまり「ずっと保ち続けることができる」の意味です。サスティナビリティと表記されることもあります。

では、何を保ち続けるのでしょうか? それは、私たちの社会と地球環境です。「今が良ければいい」のではなく、将来に渡って、良い社会と自然環境を保ち続けることを目指した取り組みなどで使われます。特に最近は企業の環境保護活動や社会貢献活動、また企業倫理への取り組みなども含めた広い意味で使われるようになりました。

またロハスという言葉もよく聞きませんか。健康と持続可能な社会に配慮したライフスタイルを意味する造語ですが、英語にすると(Lo)=Lifestyle of (Ha)=Health and  (S)=Sustainabilityとなりサステナビリティはロハスのスを表しています。

 

自分たちのライフプランも生きてる寿命の範囲だけの世界を考えるのではなく、将来の若い人やお子様たちこれから生まれてくる人たちのための環境を考えてあげることだと思います。でも私が一番望む将来はトイレの完全なるペーパレス化です。紙だけに巻きが入った結論に相応しくない話題で恐縮です。

 

続く